Usar formularios para el conductor junto con la aplicación Samsara Driver le permite crear formularios totalmente personalizados para que los conductores envíen documentos, incluyendo texto y fotos, al personal de su oficina de forma digital. Para agilizar el flujo de trabajo de documentación para su flota, puede personalizar los tipos de formulario, la información necesaria para cada tipo y asignar cada campo en el formulario del conductor como opcional u obligatorio. Los formularios pueden incluir campos personalizables para permitirle recopilar datos de sus conductores, como números, texto, fotos, opción múltiple, fecha/hora, firma y documentos escaneados:
Para crear un documento nuevo, use el siguiente flujo de trabajo:
-
Desde el Samsara dashboard, vaya a Documentos (
).
-
En la parte superior del menú, seleccione Crear tipo de documento.
-
Seleccione una plantilla de tipo de documento del conductor estándar o seleccione Crear tipo de documento personalizado para empezar con un formulario en blanco.
-
Ponga nombre al tipo de documento.
-
Para personalizar su documento, puede seleccionar Añadir campo para recopilar diferentes tipos de información de su conductor.
En la siguiente tabla se resumen los tipos de información que puede recopilar de su conductor usando la aplicación Samsara Driver:
Campo
Datos que se piden al conductor
Número
Valor numérico, (opcional) restringe los decimales
Texto
Cadena de texto
Foto
Haga una foto o cargue una foto desde la galería del dispositivo
Opción múltiple
Hasta 100 valores predefinidos entre los que el conductor puede seleccionar. Los valores pueden ser numéricos o de texto
Seleccione + Campo condicional para que los conductores respondan preguntas de seguimiento específicas en una opción de opción múltiple
Firma
El conductor escribe su nombre y dibuja una firma electrónica con el dedo
Fecha y hora
Capture valores de fecha y hora con los selectores de fecha y hora nativos en Android e iOS
Escaneo de documentos
Foto en blanco y negro con guía del encuadre del documento. Para obtener más información, consulte Escaneo de documentos.
Escaneo de código de barras
Utiliza la cámara del dispositivo para escanear un código de barras. Tipos de códigos de barras admitidos:
-
aztec
-
code128
-
code39
-
code39mod43
-
code93
-
ean13 (iOS convierte los códigos de barras upca en ean13 agregando un 0 a la izquierda)
-
ean8
-
pdf417
-
qr
-
upce
-
interleaved2of5 (cuando esté disponible)
-
itf14 (cuando esté disponible)
-
datamatrix (cuando esté disponible)
-
-
Introduzca un nombre para cada campo.
-
Para cada paso obligatorio, indique Obligatorio.
-
Arrastre y suelte campos para reorganizar el orden de los pasos.
-
Guarde el nuevo tipo de documento.
-
Vea los documentos del conductor enviados desde Documentos (
).
Samsara ofrece varios tipos de formularios comunes como plantillas prerrellenas para ayudarle a comenzar con los documentos del conductor. Consulte Crear formularios para el conductor para obtener más información sobre los formularios para conductores.
En la siguiente tabla se resumen los tipos de documentos estándar:
|
Documento |
Descripción |
|---|---|
|
Accidente |
Permite a los conductores documentar accidentes facilitando la información requerida con el objetivo de presentar una reclamación o remitir la información al seguro. La plantilla de documento de accidente incluye los siguientes campos predeterminados:
|
|
Carta de porte |
Este tipo de documento de carta de porte va destinado a los despachadores que desean saber cuándo un conductor, bajo su competencia, presenta una carta de porte para poder auditar que se recopiló la información correcta. Permite a los conductores facilitar una lista detallada de un envío de mercancías en forma de recibo entregado por el transportista a la persona que envía las mercancías. Por lo general, esto requerirá que el cliente firme. La plantilla de documento de carta de porte incluye los siguientes campos predeterminados:
|
|
Citación |
Según la FMCSA, una citación es un aviso emitido por un agente de la ley a un conductor de vehículo motorizado comercial (CMV) por una infracción de la ley estatal o un reglamento federal de seguridad de transportistas en vehículos de motor o un reglamento de materiales peligrosos adoptado por el estado. La plantilla de documento de citación incluye los siguientes campos predeterminados:
|
|
Recibo de combustible |
El recibo se usa principalmente para que IFTA determine cuánto combustible se compró y dónde. La plantilla de documento de recibo de combustible incluye los siguientes campos predeterminados:
|
|
Prueba de entrega |
Método para establecer pruebas y garantías de que los conductores han entregado realmente las cargas como se esperaba durante sus rutas asignadas y que el destinatario recibió el contenido enviado por el remitente. La prueba de entrega se vuelve importante cuando se requiere el intercambio de documentos legales y financieros entre dos partes. La prueba suele ser una prueba fotográfica. La plantilla de documento de prueba de entrega contiene un único campo predeterminado para que los conductores incluyan fotos de la hoja de entrega o la hoja de firma. |
|
Billete de báscula |
Representa el peso bruto del vehículo en los puntos de control. El tipo de documento Billete de báscula es el más utilizado para pesar los productos transportados por sus conductores. La plantilla de documento de billete de báscula incluye los siguientes campos predeterminados:
|
|
Documento personalizado |
Proporciona una plantilla en blanco que puede completar con campos personalizados y etiquetas de campo. |
Cuando un conductor completa una plantilla de documento, se muestra en Documentos () desde el Samsara dashboard.
Para ver, editar, eliminar o archivar un documento de conductor enviado, siga este flujo de trabajo:
-
Seleccione Documentos (
-
Seleccione el documento que desea ver o editar. (Opcional) Use la búsqueda, las etiquetas o el tipo de documento para reducir el ámbito de los resultados. También puede usar el selector de fecha para mostrar los documentos enviados durante un periodo específico.
-
Revise los detalles del documento.
De cada documento, Samsara muestra la información enviada en función de los campos de la plantilla (por ejemplo, notas, números de referencia, fotos), detalles del envío sobre la hora y la ubicación del envío del documento, y un registro de auditoría para cualquier cambio relacionado con el documento.
-
Para corregir un documento, seleccione Editar.
Nota
El campo de la firma no se puede editar.
-
Guarde sus ediciones.
-
Después de procesar un documento de conductor, puede eliminar o archivar el documento.
Vea los documentos archivados en Documentos archivados. Los conductores no pueden ver los documentos archivados en la aplicación para conductores.
Nota
La función de escaneo de documentos es compatible con dispositivos iOS y Android con Samsara Driver App 2140 y versiones posteriores.
Con el escaneo de documentos, puede usar la aplicación Samsara Driver para capturar y cargar imágenes de alta calidad de la documentación al Samsara dashboard. Algunos ejemplos de documentos que puede interesarle que sus conductores y los empleados de su flota capturen incluyen recibos, facturas, comprobantes de entrega y cartas de porte.
Antes de que los conductores puedan usar la aplicación Samsara Driver para escanear documentos, debe Crear un formulario para los conductoresy seleccionar Escaneo de documentos como tipo de campo.
La aplicación Samsara Driver proporciona procesamiento especializado de documentos escaneados con una guía visual que permite a los conductores tomar fotos bien orientadas con ajustes automáticos de iluminación para facilitar la legibilidad de los documentos. Cuando un conductor utiliza la aplicación Samsara Driver para escanear un documento, los algoritmos inteligentes detectan automáticamente el documento, corrigen la perspectiva y mejoran los colores. Los conductores también pueden ajustar aún más el documento (por ejemplo, recortar o reintentar) antes de enviarlo. El texto de los documentos escaneados no se analiza.
El documento enviado incluirá imágenes en blanco y negro del documento escaneado en formato JPEG. Cuando vea el documento en el Samsara dashboard, también puede utilizar la opción Obtener PDF para descargar un PDF del resultado.
Nota
Las pantallas de captura de imágenes se localizan según la configuración regional del dispositivo (no según la configuración de idioma de la aplicación Samsara Driver).
