Se préparer à un audit interne ou sur site

Pour vous préparer à une inspection sur site, il est recommandé d'effectuer régulièrement des audits internes à titre d'exercice pratique. Au cours d'un audit sur site, les inspecteurs peuvent demander une grande variété de documents (pour en savoir plus sur les exigences en matière d'audit, reportez-vous aux directives publiées par votre organisme de réglementation régional (par exemple, aux États-Unis, la FMCSA). Afin d’éviter une amende pour mauvaise tenue des journaux, effectuez un audit interne pour vous assurer que les journaux sont conformes aux normes requises.

Un exemple de liste de documents fournie par la FMCSA dans son Guide d'audit de sécurité pour les nouveaux entrants comprend:

Type de document	Document
Conducteur	Liste des pilotes Permis de conduire Dossiers d'état de service du conducteur (eRODS) et pièces justificatives (jusqu'à 6 mois) Dossier de véhicule à moteur du conducteur (MVR) Certificat médical
Véhicule	Liste des véhicules Inspection du véhicule (aussi loin que 12 mois) Papiers d'expédition pour matières dangereuses (HM)
Transporteur / Programme	Preuve d'assurance Programme de lutte contre la drogue et l'alcool Registre des accidents

Avant de subir un audit, effectuez les activités suivantes pour vous assurer que les informations requises ont été saisies à des fins de conformité.

• Confirmez vos paramètres transporteur: Assurez-vous que les informations relatives au transporteur sont à jour dans Paramètres > HOS/DVIR. Ainsi, le nom, l'adresse et le numéro DOT du transporteur seront tous publiés correctement lorsque vous transférerez vos journaux à l'agence d'inspection.

• Confirmez les paramètres de vos chauffeurs: Assurez-vous que tous les comptes de pilote sont mis à jour avec toutes les informations requises:

  • Nom du conducteur

  • Numéro de permis de conduire

  • État du permis de conduire (c.-à-d.: CA, TX, CT, etc.)

• Passez en revue vos rapports HOS et DVIR: En tant que transporteur routier, vous êtes tenu de conserver au moins 6 mois d'eRODS et 12 mois de rapports d'inspection des véhicules, y compris les DVIR. Pendant que vous vous préparez à votre audit, restez diligent sur la surveillance des violations, notamment en demandant aux conducteurs de certifier leurs journaux et de répondre aux rapports de défectuosité du véhicule.

Lorsque vous êtes prêt à envoyer vos journaux, allez sur Transférer les journaux pour un audit interne du ministère américain des Transports.