Prepararse para una auditoría interna o in situ

Para prepararse para una inspección in situ, se recomienda realizar periódicamente auditorías internas a modo de simulacro. Durante una auditoría in situ, los inspectores pueden solicitar una amplia variedad de documentos (para obtener más información sobre los requisitos de la auditoría, consulte las orientaciones publicadas por la agencia regional competente (por ejemplo, en Estados Unidos, la FMCSA). Para evitar multas derivadas de un mantenimiento inadecuado de los registros, realice una auditoría interna para asegurarse de que los registros cumplen las normas exigidas.

El ejemplo de lista de documentos que proporciona la FMCSA en su Guía de auditoría de seguridad para nuevos operadores incluye:

Tipo de documento	Documento
Conductor	Lista de conductores Permiso de conducción Registros del estado "fuera de servicio" del conductor (eRODS) y documentación de apoyo (hasta 6 meses) Registro de vehículos de motor del conductor (MVR) Certificado médico
Vehículo	Lista de vehículos Inspección del vehículo (hasta 12 meses) Documentos de envío de materiales peligrosos (HM)
Transportista/Programática	Justificante de seguro Programa de drogas y alcohol Registro de accidentes

Antes de someterse a una auditoría, realice las siguientes actividades para asegurarse de que se ha introducido la información necesaria en materia de cumplimiento normativo.

• Confirme la configuración del transportista: Asegúrese de que su información de transportista esté actualizada en Configuración > HOS/DVIR. En esta página, puede confirmar que su nombre de transportista, dirección y número DOT se publicarán correctamente cuando transfiera sus registros a la autoridad inspectora.

• Confirme la configuración de los conductores: Asegúrese de que todas las cuentas de los conductores estén actualizadas con toda la información necesaria:

  • Nombre del conductor

  • Número de permiso del conductor

  • Estado de permiso del conductor (p. ej.: CA, TX, CT, etc.)

• Revise sus informes de HOS y DVIR: Como transportista, se le requiere mantener por lo menos 6 meses de eROD y 12 meses de informes de inspección de vehículos, lo que abarca los DVIR. En el marco de la preparación para la auditoría, sea diligente en materia de supervisión de infracciones, lo que abarca que los conductores certifiquen sus registros y respondan a los informes de defectos del vehículo.

Cuando esté listo para enviar sus registros, proceda a Transferir registros para una auditoría interna del DOT.