Vorbereitung auf eine innerbetriebliche oder Vor-Ort-Prüfung

Um sich auf eine Vor-Ort-Prüfung vorzubereiten, empfiehlt es sich, regelmäßig interne Audits als Übungslauf durchzuführen. Während einer Vor-Ort-Prüfung können die Inspektoren eine Vielzahl von Dokumenten anfordern (weitere Informationen zu den Prüfungsanforderungen finden Sie in den von Ihrer regionalen Aufsichtsbehörde (z. B. in den USA von der FMCSA) veröffentlichten Leitlinien). Um Vorladungen aufgrund unsachgemäßer Fahrtenbuchführung zu vermeiden, sollten Sie eine interne Prüfung durchführen, um sicherzustellen, dass die Fahrtenbücher den erforderlichen Standards entsprechen.

Eine Beispieldokumentliste, die von der FMCSA in ihrer Leitfaden für neue Sicherheitsprüfungen für Teilnehmer beinhaltet:

Dokumenttyp	Dokument
Fahrer	Treiberliste Führerschein Aufzeichnungen über den Dienststatus des Fahrers (eRODS) und unterstützende Dokumentation (bereits 6 Monate zurück) Fahrer-Kfz-Rekord (MVR) Ärztliches Attest
Fahrzeug	Fahrzeugliste Fahrzeuginspektion (bereits 12 Monate zurück) Versandpapiere für gefährliche Materialien (HM)
Transportunternehmen/Programmatisch	Versicherungsnachweis Drogen- und Alkoholprogramm Unfallregister

Führen Sie vor einem Audit die folgenden Aktivitäten aus, um sicherzustellen, dass die erforderlichen Informationen zur Einhaltung eingegeben wurden.

• Bestätigen Sie Ihre Einstellungen für das Transportunternehmen: Vergewissern Sie sich, dass Ihre Betreiberinformationen unter Settings (Einstellungen) > HOS/DVIR auf dem neuesten Stand sind. Dadurch wird sichergestellt, dass Ihr Speditionsname, Ihre Adresse und DOT-Nummer korrekt angegeben werden, wenn Sie Ihre Fahrtenbücher an die Kontrollstelle übertragen.

• Bestätigen Sie die Einstellungen Ihrer Treiber: Stellen Sie sicher, dass alle Treiberkonten mit allen erforderlichen Informationen aktualisiert werden:

  • Fahrername

  • Führerscheinnummer

  • Führerscheinstatus (dh: CA, TX, CT usw.)

• Überprüfen Sie Ihre HOS- und DVIR-Berichte: Als Kraftfahrtunternehmen müssen Sie mindestens 6 Monate eRODS und 12 Monate Fahrzeuginspektionsberichte, einschließlich DVIRs, aufbewahren. Während Sie sich auf Ihr Audit vorbereiten, sollten Sie Verstöße sorgfältig überwachen, einschließlich der Zertifizierung der Protokolle durch die Fahrer und der Reaktion auf Fahrzeugfehlerberichte.

Wenn Sie bereit sind, Ihre Fahrtenbücher zu senden, fahren Sie mit Transfer logs for a DOT in-house audit (Übertragung von Fahrtenbüchern für eine interne DOT-Prüfung) fort.